PR Event Management je trochu jiná disciplína než produkce klasického eventu.
Co je event management?
Všichni víme, že na začátku každé akce je důvod – večírek, launch, teambuilding, svatba... Poté máte přibližnou představu, jak by akce měla vypadat, kolik hostů by mělo přijít a jakou atmosféru chcete, aby si odnesli. A v ten moment je čas obrátit se na někoho, kdo s tím má zkušenosti a je v tom opravdu dobrý. Někdo, kdo z vás dostane maximum informací o tom, proč akci pořádáte a jak má vypadat, kdo dokáže předvídat všechny možné krizové scénáře (mnohé z nich už zažil) a má na ně řešení. Potřebujete někoho se sítí dodavatelů, kteří zvládnou jakékoli krizové situace a nabídnou dobré ceny, které nepoloží ani akci, ani vás. Perfektní organizační schopnosti a krizový management jsou v den akce jeho super power.
Ale co je vlastně PR Event Management?
Po několika letech zkušeností s eventy pro velké firmy, jako jsou Phillip Morris, T-Mobile nebo ČEZ, jsem se stala hlavní produkční v PR agentuře. A musím říct, že je to trochu jiná disciplína.
Proč?
Event nám často schválí až 14 dní před jeho realizací.
Event se obvykle nekoná v klasické eventové lokalitě, ale třeba na ulici, v bytě, v tramvaji... Prostě v neotřelém prostředí, které je v souladu s tématem tiskové konference. Musíte řešit zábory a povolení, často ve velmi krátkých termínech.
Počet hostů je hodně orientační. Záleží na mnoha okolnostech – místě, dostupnosti, dalších souběžných akcích nebo třeba na přírodních katastrofách. V tomto jsem měla vždy štěstí na skvělé kolegy, kteří díky svým dlouholetým vztahům s médii dokázali zajistit dostatečnou účast novinářů.
Rozpočet je menší, což je v PR běžné.
Výstupy z eventu musí být k dispozici živě, přímo z akce, pár hodin poté. A pokud máte štěstí, některé z nich můžete rozeslat až druhý den ráno.
Co je potřeba pro úspěšný PR event?
Zkušenosti.
Osvědčené dodavatele na technické zázemí, catering, tiskovou produkci a lokace, kteří zvládnou jakoukoli nečekanou situaci.
Tým PR specialistů, s aktuálním medialistem a osobními vztahy s novináři
Nervy ze železa.
Krizový management jako součást vaší DNA.
To vše někdy zvládne zkušená office manažerka, jindy třeba i šéf firmy. Ale pokud se chcete plně věnovat své práci, kde leží vaše skutečná přidaná hodnota, a mít jistotu, že vaše tisková konference, launch, kulatý stůl či neformální setkání s novináři dopadne na jedničku, doporučuji obrátit se na profesionály z oboru.
Další příspěvky